新入社員研修では知識が身になるまで丁寧にサポートします。

総務部には業務、経理、総務の3つのチームがあります。私は総務チームに所属し、社員の給料や出退勤の管理、電話対応、来客対応、採用などの業務を行っています。社員の方たちが円滑に仕事をできるようにサポートをするのが私たちの仕事です。

電話対応・来客対応は、簡単なようで意外に難しい仕事です。どんな方なのか、どんな用件なのか、何を望まれているのかを的確に汲み取り、迅速に関連の部署や担当者に案内するためには、商品の知識や各部署の役割などを幅広く理解しておく必要があります。また状況に合わせて柔軟に物事を考えて行動できる、対応力も必要です。たとえばTOMCATの操作方法についてのお問い合わせを受けた時に、本来対応すべきサービスチームが手一杯ということもあります。そんな時は、お客様を待たせることのないよう、ご相談内容に合わせて他部署と調整をすることもあります。 またプリンターのトナーや用紙など消耗品のご注文をいただいた時には、総務でそのまま対応しますが、お客様に言われた通りに受け付けるのではなく、必ず過去の注文履歴を確認するようにしています。近い時期に同じ注文があった場合は、二重注文されていないかなど、お客様の立場になって、その場その場で最良の対応をするように意識しています。

採用では、新入社員の研修を担当しています。最初の1ヶ月で、一般的な社会常識やビジネスマナー、社内ルール、商品知識、業界知識、自動車やコンピュターに関する知識など様々な知識をはじめ、内線電話や社内システムの使い方から社内手続きの方法など、システムジャパンの社員として必要な基礎知識をしっかりと学んでいただくための研修をすすめるために社内調整をおこないます。2ヶ月目からは各部署に配属され、教育係の先輩から具体的な仕事について学んでいきますが、研修で学んだことを忘れてしまったり、覚えていてもうまく実践できないことがあります。そんな時の助けになるように、研修内容の振り返りができるよう、時期をずらして新入社員に情報を共有するといったアフターサポートもしています。

通常業務以外に、社内イベントの準備・調整・運営も総務がメインで行います。他にも会社の役に立ちそうだと思ったことは何でもやります。

事前調整・段取りなど裏方の仕事が多いのですが、社長をはじめ多くの社員の方たちから「ありがとう」「助かったよ」「楽しかったよ」と感謝の言葉をもらえます。また、社内イベントについては、すべてを運営していくことが困難な時もありますが、そんな時は他の社員の人達が「何か手伝う事あったら言ってください」と、声をかけてくれます。 みんなで協力して楽しもうという姿勢は、先輩の姿を見て後輩に受け継がれている気がします。そんな社風のおかげで、次はもっと喜んでもらえるように頑張ろうと思えますし、楽しく仕事をすることができます。